Bedrijfsuitjes vallen onder de werkkostenregeling (WKR), waarbij je als werkgever 1,92% van de fiscale loonsom belastingvrij kunt besteden aan loon en vergoedingen voor je medewerkers. Binnen deze vrije ruimte kun je bedrijfsuitjes organiseren zonder dat medewerkers belasting betalen. De kosten van het uitje zijn wel aftrekbaar voor de vennootschapsbelasting, en je kunt de BTW terugvragen. Dit artikel beantwoordt de belangrijkste vragen over de fiscale regels rondom bedrijfsuitjes.
Wat is de werkkostenregeling en hoe werkt die voor bedrijfsuitjes?
De werkkostenregeling (WKR) is een regeling van de Belastingdienst waarbij je als werkgever een vrije ruimte van 1,92% van de fiscale loonsom krijgt. Binnen deze ruimte kun je onbelast vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers geven, waaronder bedrijfsuitjes. Als je over deze vrije ruimte heen gaat, betaal je 80% eindheffing over het meerdere.
De werkkostenregeling maakt het leven als werkgever een stuk makkelijker. In plaats van voor elke vergoeding of verstrekking te moeten uitzoeken of die belast is, heb je gewoon een potje waaruit je kunt putten. Bedrijfsuitjes vallen hier perfect onder, net als relatiegeschenken, personeelsfeesten en allerlei andere extraatjes voor je team.
Stel je hebt een fiscale loonsom van ā¬500.000 per jaar. Dan is je vrije ruimte 1,92% daarvan, dus ā¬9.600. Binnen dat bedrag kun je allerlei dingen regelen voor je medewerkers zonder dat daar belasting over betaald wordt. Ga je erover heen, dan betaal je 80 eurocent aan eindheffing over elk euro dat je te veel uitgeeft.
Hoe bereken je de vrije ruimte voor jouw bedrijf?
De berekening is vrij simpel. Je neemt de totale fiscale loonsom van je bedrijf en vermenigvuldigt die met 0,0192. De fiscale loonsom bestaat uit alle brutosalarissen, vakantiegeld, bonussen en andere belaste vergoedingen die je aan medewerkers uitbetaalt.
Een praktisch voorbeeld: je bedrijf heeft 20 medewerkers met een gemiddeld brutosalaris van ā¬40.000 per jaar. De totale fiscale loonsom is dan ā¬800.000. Je vrije ruimte wordt 1,92% van ā¬800.000 = ā¬15.360 per jaar. Dat betekent dat je binnen dat bedrag kunt besteden aan bedrijfsuitjes en andere verstrekkingen zonder fiscale gevolgen voor je medewerkers.
Ga je over de vrije ruimte heen, dan is dat niet het einde van de wereld. Je betaalt gewoon 80% eindheffing over het meerdere. Dus als je ā¬1.000 over de vrije ruimte heen gaat, kost je dat ā¬800 aan belasting. Dat is natuurlijk zonde, dus het loont om je uitgaven goed bij te houden.
Hoeveel mag je belastingvrij uitgeven aan een bedrijfsuitje per medewerker?
Er bestaat geen vast bedrag per medewerker voor bedrijfsuitjes. Het gaat om de totale vrije ruimte van 1,92% van je fiscale loonsom, die je naar eigen inzicht kunt verdelen. Je kunt dus zelf bepalen hoeveel je per medewerker uitgeeft, zolang je binnen de totale vrije ruimte blijft.
Dat geeft je behoorlijk wat flexibiliteit. Heb je een klein team, dan kun je per persoon meer uitgeven. Bij een groter team moet je het bedrag verdelen over meer mensen. Het mooie is dat je niet voor elk uitje apart hoeft te berekenen of het belast is. Zolang je binnen je totale vrije ruimte blijft, is alles in orde.
Neem bijvoorbeeld een bedrijf met 10 medewerkers en een fiscale loonsom van ā¬400.000. De vrije ruimte is dan ā¬7.680 per jaar. Als je dat volledig zou inzetten voor Ć©Ć©n groot bedrijfsuitje, kun je ā¬768 per persoon uitgeven. Maar meestal verdeel je de vrije ruimte over meerdere zaken: een kerstborrel, een teamuitje, wat relatiegeschenken.
Wat telt allemaal mee als kosten voor een bedrijfsuitje?
Alle kosten die je maakt voor het bedrijfsuitje tellen mee voor de werkkostenregeling. Dat zijn bijvoorbeeld:
- De activiteit zelf, zoals VR-experiences, escape rooms of andere entertainment
- Catering en consumpties tijdens het uitje
- Huur van de locatie of eventruimte
- Vervoerskosten als je gezamenlijk reist
- Eventuele overnachtingen bij een meerdaags uitje
Je hoeft geen onderscheid te maken tussen verschillende soorten kosten. Alles wat je uitgeeft om het bedrijfsuitje mogelijk te maken, valt onder de werkkostenregeling. Dat maakt de administratie een stuk eenvoudiger. Bewaar gewoon alle facturen en reken het totaalbedrag mee bij je vrije ruimte.
Zijn bedrijfsuitjes fiscaal aftrekbaar voor de vennootschapsbelasting?
Ja, bedrijfsuitjes zijn volledig aftrekbaar voor de vennootschapsbelasting. De kosten van personeelsuitjes gelden als personeelskosten en niet als representatiekosten. Dat betekent dat je het volledige bedrag van het bedrijfsuitje mag aftrekken van je winst bij de vennootschapsbelasting.
Dit is een belangrijk verschil met representatiekosten, die niet aftrekbaar zijn. Representatiekosten zijn uitgaven die je maakt om relaties te onderhouden of nieuwe klanten te werven, zoals zakelijke diners met klanten of relatiegeschenken. Bedrijfsuitjes voor je eigen personeel vallen daar niet onder.
De Belastingdienst maakt hier een helder onderscheid. Als het uitje alleen bedoeld is voor je eigen medewerkers en eventueel hun partners, dan zijn het personeelskosten. Nodig je ook klanten of relaties uit, dan wordt het ingewikkelder. Dan moet je vaak splitsen tussen het deel voor personeel (wel aftrekbaar) en het deel voor relaties (niet aftrekbaar).
Hoe verwerk je bedrijfsuitjes administratief correct?
Voor een correcte administratie doe je het volgende. Bewaar alle facturen van het bedrijfsuitje netjes bij elkaar. Boek de kosten op een aparte kostenpost zoals “personeelsactiviteiten” of “bedrijfsuitjes”. Houd bij hoeveel van je vrije ruimte je al hebt gebruikt, zodat je weet of je nog binnen de 1,92% blijft.
Het helpt om een overzicht bij te houden van alle verstrekkingen die onder de werkkostenregeling vallen. Niet alleen bedrijfsuitjes, maar ook andere zaken zoals relatiegeschenken, jubileumcadeaus of een kerstpakket. Zo zie je in Ć©Ć©n oogopslag waar je staat en voorkom je verrassingen aan het einde van het jaar.
Als je een boekhouder of accountant hebt, geef dan duidelijk aan welke kosten bedoeld zijn voor personeelsuitjes. Zij kunnen dan zorgen voor de juiste verwerking in je administratie en de aangifte vennootschapsbelasting.
Kun je BTW terugvragen op een bedrijfsuitje?
Ja, je kunt de BTW op bedrijfsuitjes gewoon terugvragen via je BTW-aangifte. De BTW-aftrek staat los van de werkkostenregeling. Ook al gebruik je je vrije ruimte voor het bedrijfsuitje, de BTW blijft aftrekbaar. Dat scheelt je 21% van de kosten.
Dat is goed nieuws, want het maakt bedrijfsuitjes netto goedkoper. Als je bijvoorbeeld ā¬10.000 exclusief BTW uitgeeft aan een bedrijfsuitje, betaal je ā¬12.100 inclusief BTW. Die ā¬2.100 aan BTW kun je terugvragen, waardoor je netto ā¬10.000 kwijt bent. Die ā¬10.000 reken je mee voor de werkkostenregeling.
De voorwaarde is wel dat je BTW-ondernemer bent en dat de kosten zakelijk zijn. Voor bedrijfsuitjes is dat geen probleem, want die zijn duidelijk bedrijfsmatig. Je organiseert ze immers voor je medewerkers als onderdeel van je personeelsbeleid.
Welke facturen moet je bewaren?
Bewaar alle facturen van leveranciers die je inhuurt voor het bedrijfsuitje. Dat kunnen zijn:
- Facturen van de activiteitenprovider of eventorganisatie
- Cateringfacturen voor eten en drinken
- Locatiehuur als je een aparte ruimte huurt
- Vervoersfacturen als je gezamenlijk reist
De facturen moeten op naam van je bedrijf staan en voldoen aan de normale eisen: duidelijke omschrijving, BTW apart vermeld, factuurdatum en factuurnummer. Bewaar ze minimaal zeven jaar, want dat is de wettelijke bewaartermijn. Je accountant of de Belastingdienst kan ze altijd opvragen bij een controle.
Het is handig om alle facturen van Ć©Ć©n bedrijfsuitje bij elkaar te bewaren, bijvoorbeeld in een aparte map of digitale folder. Zo heb je bij vragen of een controle alles direct bij de hand en kun je precies aantonen wat je hebt uitgegeven.
Hoe VR op Locatie je helpt binnen de fiscale regels
Wij begrijpen dat je je als organisator wilt focussen op een geslaagd evenement, niet op fiscale details. Daarom maken we het je makkelijk om binnen de fiscale kaders een memorabel bedrijfsuitje te organiseren met onze mobiele VR-experiences.
Zo helpen we je:
- Transparante prijzen: Je krijgt vooraf een heldere offerte met alle kosten inclusief en exclusief BTW, zodat je precies weet wat je uitgeeft aan je vrije ruimte
- Correcte facturatie: Onze facturen voldoen aan alle eisen van de Belastingdienst, waardoor je zonder zorgen de BTW kunt terugvragen
- Duidelijke kostenverdeling: We specificeren alle kosten (apparatuur, begeleiding, vervoer) op de factuur, zodat je administratie klopt
- Flexibele arrangementen: Of je nu ā¬50 of ā¬150 per persoon wilt uitgeven, we passen onze VR-experiences aan jouw budget en vrije ruimte
- Volledige ontzorging: Wij regelen alles van A tot Z, zodat jij je kunt concentreren op je gasten
Met onze innovatieve VR-experiences zoals VR Lasergame, VR Escape Rooms en teambuilding-games bied je je medewerkers iets unieks voor zakelijke evenementen. We komen naar jullie locatie, zorgen voor alle apparatuur en begeleiding, en maken er een onvergetelijke ervaring van. Alles binnen de fiscale regels, zonder gedoe.
Wil je weten wat de mogelijkheden zijn voor jouw bedrijfsuitje? Vraag een vrijblijvende offerte aan of neem contact met ons op voor een persoonlijk gesprek. We denken graag met je mee over een bedrijfsuitje dat perfect past bij jullie team Ć©n budget.
Klaar om jullie evenement naar een hoger niveau te tillen?
Maak van je volgende bedrijfsuitje een onvergetelijke ervaring met de innovatieve VR-activiteiten van VR op Locatie. Of je nu binnen je vrije ruimte een spectaculair teamuitje wilt organiseren of een uniek zakelijk evenement plant, wij zorgen voor een perfect arrangement dat fiscaal helemaal klopt.
Vraag vandaag nog een vrijblijvende offerte aan door onderstaand formulier in te vullen. We helpen je graag met een op maat gemaakt voorstel dat past bij jullie budget, team en wensen!
