Bedrijfsuitjes vallen onder de werkkostenregeling (WKR), waarbij je als werkgever 1,92% van de fiscale loonsom belastingvrij kunt besteden aan loon en vergoedingen voor je medewerkers. Binnen deze vrije ruimte kun je bedrijfsuitjes organiseren zonder dat medewerkers belasting betalen. De kosten van het uitje zijn wel aftrekbaar voor de vennootschapsbelasting, en je kunt de BTW terugvragen. Dit artikel beantwoordt de belangrijkste vragen over de fiscale regels rondom bedrijfsuitjes.
Wat is de werkkostenregeling en hoe werkt die voor bedrijfsuitjes?
De werkkostenregeling maakt je leven als werkgever een stuk makkelijker. In plaats van voor elke vergoeding uit te moeten zoeken of die belast is, krijg je gewoon een potje van 1,92% van je totale loonsom. Daaruit kun je allerlei extraatjes voor je team betalen: bedrijfsevents, relatiegeschenken, een kerstborrel, noem maar op.
Stel je hebt een fiscale loonsom van €500.000 per jaar. Dan is je vrije ruimte €9.600. Binnen dat bedrag kun je allerlei dingen regelen zonder dat daar belasting over betaald wordt. Ga je erover heen, dan betaal je 80 eurocent aan eindheffing voor elke euro die je te veel uitgeeft.
Hoe bereken je de vrije ruimte voor jouw bedrijf?
De berekening is simpel: pak je totale fiscale loonsom (alle brutosalarissen, vakantiegeld en bonussen) en vermenigvuldig die met 0,0192.
| Loonsom | Vrije ruimte (1,92%) | Per medewerker |
|---|---|---|
| €400.000 (10 medewerkers) | €7.680/jaar | €768 |
| €800.000 (20 medewerkers) | €15.360/jaar | €768 |
| €1.200.000 (30 medewerkers) | €23.040/jaar | €768 |
Je bepaalt zelf hoe je die vrije ruimte verdeelt. Wil je één groot teamuitje organiseren? Prima. Liever meerdere kleinere events verspreid over het jaar? Ook goed.
Hoeveel mag je belastingvrij uitgeven aan een bedrijfsuitje per medewerker?
Er bestaat geen vast bedrag per medewerker voor bedrijfsuitjes. Het gaat om de totale vrije ruimte van 1,92% van je fiscale loonsom, die je naar eigen inzicht kunt verdelen. Dat geeft je behoorlijk wat flexibiliteit. Heb je een klein team, dan kun je per persoon meer uitgeven. Bij een groter team moet je het bedrag verdelen over meer mensen. Zolang je binnen je totale vrije ruimte blijft, is alles in orde.
Wat telt allemaal mee als kosten voor een bedrijfsuitje?
Alle kosten die je maakt voor het uitje tellen mee:
- De activiteit zelf (entertainment, workshops, games)
- Catering en consumpties tijdens het uitje
- Huur van de locatie of eventruimte
- Vervoerskosten als je gezamenlijk reist
- Eventuele overnachtingen bij een meerdaags uitje
Je hoeft geen onderscheid te maken tussen verschillende soorten kosten. Bewaar alle facturen en reken het totaalbedrag mee bij je vrije ruimte. Wil je inspiratie voor je volgende uitje? Bekijk alle activiteiten die geschikt zijn voor teams en bedrijven.
Zijn bedrijfsuitjes fiscaal aftrekbaar voor de vennootschapsbelasting?
Ja, bedrijfsuitjes zijn volledig aftrekbaar voor de vennootschapsbelasting. De kosten van personeelsuitjes gelden als personeelskosten en niet als representatiekosten. Dat betekent dat je het volledige bedrag mag aftrekken van je winst bij de vennootschapsbelasting.
De Belastingdienst maakt hier een helder onderscheid. Als het uitje alleen bedoeld is voor je eigen medewerkers en eventueel hun partners, dan zijn het personeelskosten. Nodig je ook klanten of relaties uit, dan moet je vaak splitsen tussen het deel voor personeel (wel aftrekbaar) en het deel voor relaties (niet aftrekbaar).
Kun je BTW terugvragen op een bedrijfsuitje?
Ja, je kunt de BTW op bedrijfsuitjes gewoon terugvragen via je BTW-aangifte. De BTW-aftrek staat los van de werkkostenregeling. Ook al gebruik je je vrije ruimte voor het bedrijfsuitje, de BTW blijft aftrekbaar. Dat scheelt je 21% van de kosten.
Als je bijvoorbeeld €10.000 exclusief BTW uitgeeft aan een bedrijfsuitje, betaal je €12.100 inclusief BTW. Die €2.100 aan BTW kun je terugvragen, waardoor je netto €10.000 kwijt bent. Die €10.000 reken je mee voor de werkkostenregeling.
Welke facturen moet je bewaren?
Bewaar alle facturen van leveranciers die je inhuurt voor het bedrijfsuitje minimaal zeven jaar. Dat kunnen zijn: facturen van de activiteitenprovider, cateringfacturen, locatiehuur en vervoersfacturen.
De facturen moeten op naam van je bedrijf staan en voldoen aan de normale eisen: duidelijke omschrijving, BTW apart vermeld, factuurdatum en factuurnummer. Het is handig om alle facturen van één bedrijfsuitje bij elkaar te bewaren, bijvoorbeeld in een aparte map of digitale folder.
Hoe VRopLocatie helpt binnen de fiscale regels
We begrijpen dat je je wilt focussen op een geslaagd evenement, niet op fiscale details. Daarom maken we het je makkelijk om binnen de fiscale kaders een memorabel bedrijfsuitje te organiseren.
Zo helpen we je:
- Transparante prijzen: Je krijgt vooraf een heldere offerte met alle kosten inclusief en exclusief BTW, zodat je precies weet wat je uitgeeft aan je vrije ruimte
- Correcte facturatie: Onze facturen voldoen aan alle eisen van de Belastingdienst, waardoor je zonder zorgen de BTW kunt terugvragen
- Duidelijke kostenverdeling: We specificeren alle kosten op de factuur, zodat je administratie klopt
- Flexibele arrangementen: Of je nu €50 of €150 per persoon wilt uitgeven, we passen onze VR-experiences aan jouw budget
- Volledige ontzorging: We komen naar jullie locatie, zorgen voor alle apparatuur en begeleiding, en maken er een onvergetelijke ervaring van
Wil je meer weten over VR voor teams en bedrijven? Lees meer over VRopLocatie en ontdek waarom bedrijven kiezen voor onze innovatieve VR-ervaringen. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek – we denken graag met je mee.
